Paperless significa viver com menos papel, com menos papelada e ter acesso às informações em qualquer dispositivo. 

Olá amigos!

O conceito de minimalismo, como um modo de vida, significa viver com menos. Talvez até viver com o mínimo, com o extremamente necessário. Existem pessoas que vivem, de acordo com esta ideia, apenas com o que conseguem transportar em uma mochila ou pequena mala. Outras já não são tão radicais, mas adotam o princípio para não acumular coisas desnecessárias e que apenas ocupam espaço em casa.

Saiba mais – Minimalismo – você poderia ser uma pessoa mais minimalista?

Junto do conceito de minimalismo, quer seja viver com o mínimo realmente ou quer seja viver com menos coisas desnecessárias se acumulando sem precisar, temos visto o surgimento da ideia do paperless. Paper, em inglês, significa papel. O sufixo less significa menos (ou ausência). Então temos que paperless significa viver sem papel ou com menos papel.

E esta é uma ideia muito interessante que gostaria de compartilhar hoje com vocês porque estamos vivendo uma revolução tecnológica e nesta revolução muito dos papéis que acumulamos se tornam supérfluos. Apesar disso, os papéis continuam a chegar pelos correios, anotamos informações relevantes em cadernos, agendas ou diários ou compramos livros caros que, em muitos casos, poderiam ser substituídos pelas versões eletrônicas (os E-books) não só por serem mais baratos como também mais fáceis de pesquisar, além de não ocuparem espaço.

Portanto, vamos ver os benefícios de viver uma vida com menos papel, paperless.

Benefícios de uma vida Paperless

1) Acesso ilimitado

Se você estruturar a transição do papel físico para arquivos computadorizados, você terá acesso ilimitado aonde estiver (desde que arquive em sistemas online, como Google Drive, Dropbox, Onedrive, Evernote ou emails).

Esta é uma vantagem incrível porque geralmente precisamos de um documento – ou de uma informação presente em um documento – e se tivermos apenas uma cópia em um local específico, como em casa ou no trabalho, só conseguiremos acessá-la se estivermos lá.

Mas se tivermos feito a transição para o sistema de arquivamento que não precisa de papel, poderemos acessar arquivos que estão em casa no trabalho e vice-versa, bem como até no caminho ou em uma viagem, em celulares e tablets.

2) Acesso fácil

Eu confesso que tinha uma leve tendência de acumular papéis com a ideia de que poderiam ser úteis em um momento futuro. Com o tempo, percebi que surge um grande problema. Como organizar todos estes papéis? E pior: como encontrar o que se precisa quando se precisa?

Escaneando e fazendo o upload para o seu sistema preferido – muitos dos que falei acima são inclusive gratuitos – você conseguirá localizar com dois cliques. É muito mais fácil!

Digamos que você precise do número do seu título de eleitor. Você digita na caixa de pesquisa do sistema: “título de eleitor” e em menos de um segundo, encontra o arquivo desejado.

Assim, a não ser que você seja incrivelmente organizado, você terá muito mais facilidade para encontrar o que precisa se a informação não estiver mais em um papel em uma pasta.

3) Organização do espaço

Quando mudamos de casa ou quando fazemos uma arrumação mais aprofundada, vemos como objetos que não usamos ocupam espaço. Com os papéis, é a mesma coisa! Em um período relativamente curto – como um ano – acumulamos tanta papelada que dá para encher gavetas e gavetas…

Utilizando a ideia do paperless abrimos mais espaço para o que importa ou deixamos o espaço livre e a casa (e o escritório) mais aberto e organizado.

Além disso, é bom recordar que se arquivamos em hardrives, pendrives, timecapsules, o espaço é infinitamente menor. E se arquivarmos na nuvem (cloudstorage) não há espaço algum sendo ocupado.

4) Segurança do backup

Infelizmente, acidentes e situações desagradáveis acontecem e podemos vir a perder os papéis, por exemplo, através de um roubo, de um acidente com água ou fogo, enfim, ainda que tivermos o cuidado de xerocar, teríamos que alocar o xerox em um outro espaço distante da cópia original e isso tomaria o dobro do espaço.

Felizmente, com a digitalização podemos criar cópias de segurança em backups. É importante lembrar, entretanto, que um backup significa ter mais de uma cópia em sistemas diferentes.

Isso significa que não adianta passar uma arquivo para um pendrive, cd, dvd ou hd externo e deletar do computador. Portanto, um backup exige duas cópias ou mais. Além disso, não adianta ter o arquivo em um computador e do lado ter o hd externo. Tecnicamente falando, isso também não é um backup porque um acidente pode acontecer e destruir os dois dispositivos.

Assim, backup significa ter dois arquivos, em locais diferentes. Por exemplo, ter uma cópia no computador e outra em uma conta no Google Drive ou iCloud ou Evernote. Se o computador estraga, você pode recuperar a cópia com facilidade.

Detalhe importante: por mais que você goste do seu computador, celular ou tablet, a questão é que um dia vai estragar. Não é uma questão de se vai estragar e sim de quando. Portanto, acredite, faça backups com regularidade ou você poderá perder arquivos muito importantes e até inestimáveis como fotos de família.

Como ser mais paperless?

Primeiro, temos que saber que é uma questão de hábito. Acumular papéis é um hábito assim como procurar viver com o mínimo de papéis possível. De modo que o ideal é ir fazendo a transição aos poucos.

Segundo, como vamos fazendo a transição aos poucos, vamos precisar ter paciência para realizar todo o processo. Talvez possamos começar com o que é mais relevando, como ter uma cópia dos documentos pessoais escaneadas (identidade, cpf, carteira de motorista, carteira profissional, etc). Evidente que precisamos ter a cópia física também e original, mas em muitas situações precisamos dos dados e se não soubermos de memória, teremos uma cópia de fácil acesso.

Terceiro, documentos inestimáveis como fotos e arquivos de trabalho (word, pdf, excel) devem ser nomeados de maneira fácil de recuperar. Por exemplo, se você está escrevendo um texto, coloque um título (no arquivo) que seja possível de pesquisar com facilidade e não algo aleatório como asdfasdf.pdf

Quarto, procure diminuir os papéis que chegam dos correios ou jogue-os fora se não forem relevantes. Você pode pedir para não receber mais a conta do cartão de crédito – uma boa pois esta informação pode ser roubada inclusive – ou as contas de luz, água (com débito automático elas serão pagas e online você pode checar os valores).

Quinto, livros são feitos de papel. Óbvio, não é? Mas ocupam espaço…muito espaço! E é uma pena quando temos que nos mudar para um lugar menor ou quando a biblioteca cresce de maneira exponencial e precisamos vender ou dar os livros que compramos tão caros. Uma saída, então, é passar a comprar mais livros eletrônicos. No Kindle, conseguimos guardar milhares de livros no espaço de um livro pequeno. Alternativas são o  Kobo da livraria cultura e o Lev da Saraiva. Aplicativos de celular e tablet também podem ser usados.

Claro que existem livros e livros e alguns não foram disponibilizados ainda como Ebooks. Tudo bem. A questão é diminuir ao máximo o espaço gasto em casa e no trabalho com papéis. Portanto, alguns papéis e alguns livros continuarão presentes.

Sexto, acumular papel ou não acumular é, portanto, uma questão de hábito. E um hábito é um comportamento que emitimos com frequência. Assim, será preciso escanear arquivos importantes com frequência, organizá-los no sistema de nossa preferência, fazer upload. Cada pessoa tem uma forma. Algumas gostam de fazer semanalmente, outras mensalmente e outras todos os dias. Vai de cada um.

E sétimo, tenha consistência. Escolha um sistema que seja bom e confortável para você. Algumas opções de arquivamento são:

– Email (não muito recomendado)

– Dropbox

– Google Drive

– iCloud

– Evernote

– Onedrive

Estes são os mais populares e oferecem espaço online gratuito. É fundamental ter consistência no arquivamento. Assim, o ideal seria escolher um destes e fazer todo o arquivamento ali. Porém, como o espaço gratuito é limitado, você pode escolher um para arquivar fotos e outro para arquivar outros documentos. Ou então utilizar dois frequentemente para ter cópias em dois locais, se preferir.

Além destes, outros sistemas recomendados são:

– Comodo Backup

– EaseUS Todo Backup

– Acronis

– Carbonite

A vantagem destes últimos é que eles salvam automaticamente cópias dos seus arquivos, ou seja, você não precisar fazer o upload.

Dúvidas, sugestões, comentários, por favor, escreva abaixo!