Olá amigos!

Já há um tempo que venho estudando muito a questão da produtividade. Como sou uma pessoa intuitiva (criativa?) acabo tendo uma grande interesse em novas possibilidades e projetos. Com isso, é fácil me perder no tempo, ou seja, em coisas que eu deveria fazer, deveria ter feito, quero fazer, preciso, etc.

A minha descoberta mais recente é o famoso livro de David Allen, A Arte de fazer acontecer. Getting things done (GTD), em inglês. Em outros textos futuros vou comentar sobre o livro de Allen. Mas o menciono porque ontem estava buscando um aplicativo de produtividade para o Ipad.

Tentei e testes vários até hoje e vi uma indicação do aplicativo OmniFocus 2, que é justamente baseado na metodologia GTD, de Allen. Porém, apesar de ser talvez a melhor ferramenta criada para a produtividade, o sistema é um tanto quanto complexo. Minha ideia era conseguir algo mais simples, fácil de aprender e prático para ter em mãos.

Encontrei então o aplicativo, selecionado pelos editores do sistema da Apple, chamado Gneo. O princípio é parecido com a metodologia GTD, mas, como disse, é mais simples e prático – com um adendo importante: o quadrante da urgência e da importância.

Primeiros passos para a produtividade

Em qualquer aplicativo ou técnica para aumentar a produtividade, o primeiro passo é reconhecer aonde estamos. Isso significa anotar tudo o que você precisa fazer. Alguns aplicativos – como os to-do lists, listas do que fazer – focam no dia de hoje. Como uma lista de supermercado, você anota os itens a serem feitos e vai marcando depois de ter realizado.

Este é certamente um método que funciona. Mas para quem tem muitas atividades concomitantes (como eu) ou é um típico procrastinador (como eu), é necessário criar listas maiores. Na verdade, o ideal é colocar para fora tudo o que tem que ser feito de tudo. Tudo mesmo, desde o que é fundamental até o que é irrelevante.

Só de fazer esta atividade ficamos mais tranquilos. Quando não colocamos em um papel ou aplicativo tudo o que temos que fazer, os projetos, ideias, planos, deveres, compromissos ficam rodando a nossa mente e nos perturbando.

Porém, o que fazer depois com todos os itens que tem que ser feitos?

Você tem que organizar, certo?

O mais comum é organizarmos por áreas da vida ou projetos. Por exemplo, na minha lista de todas as coisas que tenho que fazer encontro atividades que preciso cumprir em minha casa, no trabalho, como psicólogo, com minha filha, etc.

Então posso dividir em:

Casa

Trabalho

Família

Viagens

Enfim, cada um pode criar subdivisões. Esta parte é igualmente importante, porém, não podemos parar nela ou ficar muito tempo organizando. Afinal, ainda não definimos prioridades.

Na metodologia GTD, perguntamos se conseguimos fazer uma das atividades rápido (até dois minutos), se há como pedir para alguém fazer ou se vamos catalogar como uma tarefa futura ou projeto (um projeto é um conjunto de tarefas que precisa de mais de um passo).

O problema é que depois de organizar tudo em subdivisões, ainda assim é possível ficar um pouco perdido. E é ai que entra essa aplicativo que descobri ontem, o Gneo e o quadrante importante e urgente.

O quadrante da urgência e importância

Quadrante urgente e importante

Este é o Quadrante da importância e da urgência. No Gneo, encontramos um quadrante idêntico (claro, muito mais bonito, porque esse eu fiz no Paint… eu sei, é urgente um Curso de Photoshop, rsrs).

Então, à primeira vista não faz sentido. Porque urgência e importância parecem sinônimos. Contudo, não são.

Existem coisas que são importantíssimas de serem feitas, mas podem ser feitas hoje, amanhã ou no mês que vem como arrumar a papelada da declaração do imposto de renda. Como estamos em fevereiro e o prazo é no máximo até abril, podemos catalogar o IR como importante, mas não urgente.

Outras coisas são super urgentes, mas não são importantes. Por exemplo, se eu tenho um problema na chuveiro, isso é urgente, porém, não importante. Em outras palavras, devo dar um jeito de arrumar, mas posso chamar alguém para fazer isso para mim.

Os outros dois quadrantes são fáceis de visualizar. O que é importante e urgente são aquelas atividades que você mesmo tem que fazer e são para hoje. São importantes (porque só você pode fazer) e são urgentes porque não dá mais para adiar.

E o que é não importante e não urgente é tudo aquilo que você não precisa fazer e especialmente não precisa fazer hoje. Ou seja, você não pode deixar de fazer o que é urgente e importante para fazer o que não é urgente e não importante (acredite, fazemos toda hora!).

Por exemplo, não é urgente e não é importante ver uma série de TV ou um filme. É uma diversão, claro. Do ponto de vista da produtividade, entretanto, não é algo que você precisa fazer e muito menos é algo que você precisa fazer agora. Se você fizer, estará protelando algo mais importante.

Vamos recapitular:

1) Importante e urgente: FAÇA imediatamente você mesmo. Estas são as tarefas imprescindíveis e que você tem que fazer agora, ou logo depois do próximo agora.

2) Importante e não urgente: PLANEJE tais tarefas para logo mais. Você terá que fazê-las, mas elas podem esperar um pouco.

3) Não importante e urgente: DELEGUE ou AUTOMATIZE. Tarefas que não são importantes são aquelas as quais você pode delegar (dar para outras pessoas fazerem ou pagar para que elas façam) ou automatizar (por exemplo, colocar contas no débito automático).

4) Não importante e não urgente: ELIMINE todas estas tarefas de sua vista, pelo menos enquanto quiser ser produtivo. São tarefas não úteis para a sua produtividade e certamente não urgentes. Você pode até utilizar esta lista para os momentos de lazer e diversão, mas deve excluir nos momentos em que quiser ser produtivo.

O melhor exemplo que consigo encontrar para este 4° quadrante é mexer nas redes sociais. A não ser que você trabalhe com mídias sociais, ficar no facebook, twitter, instagram, tumblr, pinterest ou outro é fazer algo não importante (não vai aumentar a sua produtividade) e com certeza algo não urgente (pois você poderá ver tudo depois).

Conclusão

Para concluir, gostaria de dizer que este novo aplicativo Gneo (custa $4,99 na App Store) reúne tudo o que há de mais fundamental na metodologia GTD, de David Allen, com um importante e urgente quadrante! Isto nos ajuda a definir as nossas atividades de uma maneira incrível.

Em vez de pensar no que temos que fazer pela dicotomia agradável ou desagradável ou apenas prioridade ou não prioridade, conseguimos facilmente visualizar o que tem que ser feito agora, o que tem que ser feito logo mais (não urgente), o que tem que ser feito o quanto antes (pelos outros ou automatizado) e o que devemos deixar para as horas de folga.

Infelizmente, o Gneo não está disponível para Android ou Windows Phone. Mas o princípio pode ser utilizado em outros aplicativos (até bloco de notas) ou editores de texto. Um papel também serve desde que você o guarde e visualizar e atualize.

Dúvidas, sugestões, comentários, por favor, escreva abaixo!

Psicólogo Clínico e Online (CRP 06/145929), Mestre (UFSJ), Doutor (UFJF), Instrutor de Mindfulness e Pós-Doutorando (Unifesp), Coach e Presidente do Instituto Felipe de Souza. Como Professor no site Psicologia MSN venho ministrando dezenas de Cursos de Psicologia, através de textos e Vídeos em HD. Faça como centenas de alunos e aprenda psicologia através de Cursos em Vídeo e Ebooks! Loja de Vídeos e Ebooks. Você pode também agendar uma sessão de Coaching Online via Skype, Relacionamentos ou Carreira (faculdade), fazer o Programa de 8 Semanas de Mindfulness Online e Orientação Profissional Online. E não se esqueça de se inscrever em nosso Canal no Youtube! Email - [email protected] - Agendar - Whatsapp (11) 9 8415-6913