Conheça as melhores práticas para aumentar a produtividade e reduzir a preocupação, fazendo o que tiver que ser feito o quanto antes, sem deixar para depois.

Olá amigos!

Tenho me tornado nos últimos tempos um especialista em produtividade, esta área que reúne conhecimentos da psicologia e administração, pois tenho lido muito e tenho testado aplicativos para ajudar no dia a dia. Em resumo, podemos pensar na produtividade como fazer mais em menos tempo, na avaliação do que cortar ou estimular no comportamento, na mudança de hábitos e no controle do que é feito – ou do não feito que fica para depois.

Hoje vamos então conversar sobre as melhores técnicas e aplicativos de produtividade para aumentá-la em 100% ou até muito mais!

1) A regra dos 2 minutos

Quando trabalhei em uma Consultoria Empresarial voltada para treinamentos sobre liderança, aprendi uma técnica muito simples que tem me ajudado a deixar menos coisas para fazer depois. O chefe da empresa sempre que recebia um novo email, respondia imediatamente. O seu lema era: email lido, email respondido.

Talvez você olhe este comportamento como uma peculiaridade pessoal. Entretanto, se pensarmos melhor veremos que se trata de um hábito muito positivo. Se abrimos um email e não respondemos, estamos criando mais uma atividade para depois. Imagine se abrimos 10, 20 em um dia. No dia seguinte serão 30, 40 e assim sucessivamente. Será mais uma atividade a ficar circulando em nossas cabeças.

Emails, ligações, correspondência, contas a pagar…e isso e aquilo e aquilo outro… não é a toa que sentimos que não temos tempo, não é?

Para diminuir um pouco esta sensação, sugiro fazer conforme o meu amigo: faça o possível para fazer já, quando você pode fazer já. Na verdade, esta é também a primeira técnica encontrada no livro A Arte de Fazer Acontecer (Getting things done) de David Allen.

O que entrar no seu campo de atenção (inbox) deve ser avaliado:

– Consigo fazer isto em 2 minutos?

– Resposta 1) Sim. ==> então faça agora

– Resposta 2) Não. ==> agende para um momento futuro ou delegue (peça para alguém fazer para você).

Um email é um bom exemplo para esta avaliação porque na maioria das vezes conseguimos responder em 2 minutos. Se não, temos que agendar para um momento futuro (ou talvez dedicar mais do que 2 minutos para fazer imediatamente).

2) Listas de tarefas

Tudo o que não fizermos agora, evidentemente, ficará para depois. Então, temos tudo isso que precisamos fazer. A segunda dica é:  tire da sua cabeça e coloque em um papel ou arquivo no computador ou app no tablet ou celular.

Hoje em dia é ainda mais fácil porque temos à disposição aplicativos de listas de tarefas (to-do lists) que são ótimos e gratuitos:

– Dont’t forget the milk (mais simples)

– Todoist (mais completo. Envia emails para te lembrar do que não foi feito)

– Evernote (mais complexo)

Então, se você começa a anotar tudo o que tem que fazer, ficará espantado pois é geralmente bastante coisa e, igualmente, passará a notar o que fez e o que não fez em um dia. Isto é importante pois é um sinal de que você está passando a controlar a sua produtividade. De forma que temos que criar critérios para saber o que deve ser feito hoje e o que deve sair do foco da nossa atenção e ser colocado no futuro.

3) Procrastinação estruturada

Há um tempo atrás eu escrevi esta resenha de um livro muito curioso e engraçado – A Arte da Procrastinação

Voltemos um pouco. Quando nós nos lembramos que temos que fazer X ou este X aparece (como um email) temos a opção de fazer ou deixar para depois. Também temos a opção de não fazer nem X, nem Y, nem Z, certo?

Muitas pessoas reclamam dos resultados que tem na vida, mas não analisam o fato de que não fazem nada para melhorar. Nem uma única ação! Como esperar ter resultados se não há ação? Como esperar resultados mais positivos se as ações são as mesmas de sempre?

Se você não faz agora porque tem que fazer uma outra coisa mais importante, então deixa o X para um futuro. Se você anota o X em uma agenda ou em uma aplicativo de lista de tarefas, verá que aos poucos a sua lista do que fazer vai aumentar. (E é bastante prazeroso ir riscando e ir tendo a sensação de dever cumprido).

A técnica do livro A Arte da Procrastinação é a seguinte: talvez você tenha que fazer uma ação super importante agora. Só que você não sente vontade. Motivação. Desejo. Então, em vez de ficar se culpando e lamuriando, você realmente deixa para depois, você procrastina de forma estruturada. E o que isto quer dizer?

Em vez de ficar parado sem fazer nada ou reclamando ou se culpando porque não está fazendo nada, você simplesmente pega a sua lista de tarefas e faz outras atividades listadas ali.

Tudo bem. Você não fez talvez o que seria mais importante (ou até o mais urgente), mas você fez algo. Ponto para você!

4) Getting things done – A Arte de fazer acontecer

A referência na área de estudos de produtividade é David Allen. Eu comprei o seu livro “A Arte de fazer acontecer” e “Ready for anything” que foi traduzido como “Gerencie sua mente – não seu tempo: 52 princípios do código de produtividade”.

Apesar de ter uma linguagem simples e ser direto, o problema com o sistema de David Allen é que ele é um pouco mais complexo do que o sistema de listas de tarefas. Então, estudando estes princípios, comecei a buscar aplicativos que pudessem sintetizar as suas descobertas.

Encontrei 2:

– Gneo

– Omnifocus 2 (Ipad)

O primeiro é mais simples e também incorpora o sistema de urgência e importância. Saiba mais aqui – Produtividade: o quadrante da urgência e importância

O segundo já é bem mais complexo. Este programa, desenvolvido inicialmente para Macs, depois para Iphones e agora também Ipads, reúne todo o conhecimento de David Allen estruturado de uma forma que podemos colocar em prática no dia a dia. Leva um tempo até se acostumar, mas vale a pena! (o aplicativo não é muito barato. Paguei $29.90, cerca de 65 reais).

Em resumo, o aplicativo lhe dá a possibilidade de estruturar sua lista de tarefas em projetos. Por exemplo, casa, trabalho, faculdade, livros… enfim, áreas da sua vida que você tem que ficar atento e tem sempre coisas a fazer.

Além disso, há o Inbox – que é parecido com o sistema de atividades que são mais rápidas e que não precisam de uma estruturação em projetos (um projeto é tudo o que leva mais de duas ações para ser completado).

A genialidade do aplicativo é que ele está totalmente ligado com o Calendário e os alertas do Ipad. Você recebe notificações do que tem que fazer, ainda que tenha programado há 1 mês ou 1 ano. Você pode cadastrar atividades rotineiras – como comprar pão – e o app te alertará todas as vezes.

Assim, você visualiza muito mais facilmente as suas atividades a serem feitas e vê também o que ficou por fazer.

Conclusão

Para concluir, gostaria de sintetizar o que foi falado no texto. A fim de atingir níveis maiores de produtividade – eficácia e eficiência pessoal – é preciso tirar tudo o que tem que ser feito da mente e colocar para fora (em um papel, agenda, aplicativo). Depois, é preciso avaliar se é uma atividade rápida, de 2 minutos, ou não. Se não for, teremos que planejar quando será feito.

Para saber o que é mais urgente, sugiro a técnica do texto citado acima – diferença entre urgência e importância.

Se há um problema de procrastinação que seja mais ou menos crônico, sugiro ter pelo menos os aplicativos de lista de tarefas. Ao menos você estará constantemente analisando e limpando a sua lista de tarefas, ainda que esteja fazendo algo menos importante.

Escrevi este texto porque vi, por experiência própria e dos meus pacientes, como é salutar controlar melhor a própria produtividade. O que não fazemos, fica para depois. E o que fica para depois continua rondando a nossa cabeça como uma preocupação.

Recomendamos também – Curso Produtividade Express

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